7 sinais de que sua loja virtual precisa de um sistema de gestão

Administrar uma loja virtual pode parecer simples no início. O lojista cadastra os produtos, recebe os primeiros pedidos, registra as vendas em uma planilha e acompanha o estoque manualmente. Enquanto a operação ainda é pequena, esse método pode funcionar.

O problema aparece quando as vendas aumentam, novos produtos são adicionados e a empresa começa a atuar em diferentes canais. Aos poucos, tarefas que antes levavam poucos minutos passam a consumir uma parte significativa do dia.

O estoque deixa de ser atualizado corretamente, alguns pedidos ficam esquecidos, as informações financeiras não fecham e a equipe começa a depender de várias planilhas, mensagens e anotações para entender o que precisa ser feito.

Essas dificuldades podem indicar que a loja virtual chegou ao momento de utilizar um sistema de gestão.

Também conhecido como ERP, esse tipo de ferramenta ajuda a centralizar informações e conectar áreas como pedidos, estoque, produtos, vendas, notas fiscais, financeiro e logística. Em vez de administrar cada processo separadamente, a empresa passa a acompanhar boa parte da operação em um único ambiente.

Confira, a seguir, sete sinais de que sua loja virtual precisa de um sistema de gestão.

O que é um sistema de gestão para loja virtual?

Um sistema de gestão empresarial, ou ERP, é uma ferramenta criada para organizar diferentes áreas de uma empresa.

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzida como planejamento dos recursos empresariais. Na prática, sua função é reunir informações e processos que normalmente ficariam espalhados entre planilhas, plataformas de vendas, sistemas financeiros e documentos.

Em uma loja virtual, um ERP pode ajudar no gerenciamento de:

• Pedidos;
• Produtos;
• Estoque;
• Clientes;
• Fornecedores;
• Notas fiscais;
• Contas a pagar e a receber;
• Compras;
• Vendas;
• Logística;
• Relatórios;
• Integrações com lojas e marketplaces.

Quando integrado à plataforma de e-commerce, o sistema também pode importar pedidos, atualizar quantidades disponíveis e facilitar outras etapas da operação, dependendo dos recursos oferecidos pela ferramenta e pelo canal conectado.

O objetivo não é apenas substituir planilhas. Um bom sistema de gestão ajuda a criar processos mais claros, reduzir tarefas repetitivas e disponibilizar informações melhores para a tomada de decisões.

1. Você não sabe exatamente quanto possui em estoque

O primeiro sinal de que a loja precisa de um sistema de gestão é a dificuldade para saber quantas unidades de cada produto estão realmente disponíveis.

Essa situação pode acontecer quando as movimentações são registradas manualmente ou quando a empresa vende em vários canais sem sincronizar o estoque.

Imagine que uma loja possua cinco unidades de um produto e anuncie o mesmo item na loja própria e em dois marketplaces. Se duas unidades forem vendidas em um canal e a quantidade não for atualizada nos demais, o negócio continuará oferecendo um estoque que já não existe.

O resultado pode ser a venda de um produto indisponível.

Quando isso acontece, o lojista precisa cancelar o pedido, oferecer uma substituição ou explicar ao cliente que o item não poderá ser enviado. Além da perda financeira, a situação prejudica a experiência de compra e pode gerar avaliações negativas.

Também existe o problema contrário: o sistema ou a planilha informa que o produto acabou, mas ainda existem unidades no estoque físico. Nesse caso, a loja deixa de vender mesmo tendo mercadoria disponível.

Um sistema de gestão ajuda a registrar entradas, saídas, ajustes e movimentações. Quando conectado aos canais de venda, ele também pode contribuir para manter as quantidades mais atualizadas.

Se sua equipe precisa conferir fisicamente o estoque antes de confirmar cada venda, esse é um forte sinal de que os processos precisam ser centralizados.

2. Os pedidos ficam espalhados em diferentes canais

Muitos lojistas começam vendendo em uma única plataforma. Conforme o negócio cresce, passam a anunciar em marketplaces, redes sociais e outros canais.

Essa expansão pode aumentar o alcance e as oportunidades de venda, mas também traz um novo desafio: acompanhar todos os pedidos.

Sem um sistema centralizado, a equipe precisa acessar cada canal separadamente para verificar:

• Novas vendas;
• Pagamentos aprovados;
• Pedidos pendentes;
• Dados dos clientes;
• Produtos comprados;
• Prazos de envio;
• Cancelamentos;
• Solicitações de troca.

Quando o volume ainda é pequeno, essa conferência pode ser realizada manualmente. Porém, quanto mais canais e pedidos a empresa possui, maior é o risco de uma venda ser esquecida.

Um pedido que não é visualizado a tempo pode atrasar a separação, a emissão da nota fiscal e a postagem. Além disso, alternar entre diferentes plataformas consome tempo e dificulta a criação de uma rotina padronizada.

Um ERP integrado pode reunir pedidos de diferentes canais em um único painel, conforme as integrações disponíveis.

Essa centralização permite visualizar o andamento das vendas e identificar com mais facilidade quais pedidos precisam ser faturados, separados ou enviados.

Caso sua equipe comece o dia abrindo várias abas apenas para conferir se existem novos pedidos, provavelmente já existe espaço para melhorar essa operação.

3. A equipe perde muito tempo com tarefas manuais

Copiar dados de clientes, atualizar planilhas, baixar pedidos, conferir pagamentos e preencher informações repetidas são atividades comuns em lojas que ainda não utilizam um sistema integrado.

Essas tarefas podem parecer pequenas quando analisadas separadamente. Porém, quando são repetidas várias vezes por dia, consomem muitas horas de trabalho.

Além do tempo perdido, os processos manuais aumentam o risco de erros.

Um número digitado incorretamente pode alterar uma quantidade de estoque. Um endereço copiado de forma incompleta pode provocar um problema na entrega. Um pedido lançado duas vezes pode distorcer os relatórios financeiros.

Quanto mais etapas dependem de copiar, colar e digitar informações, maior tende a ser a possibilidade de inconsistências.

A automação não significa deixar a operação sem acompanhamento. Significa permitir que o sistema execute determinadas tarefas repetitivas para que a equipe possa se dedicar a atividades que exigem análise, criatividade ou contato humano.

O tempo economizado pode ser utilizado para:

• Atender melhor os clientes;
• Negociar com fornecedores;
• Criar campanhas;
• Melhorar os anúncios;
• Analisar os resultados;
• Planejar promoções;
• Desenvolver novos produtos;
• Aperfeiçoar a experiência de compra.

Quando tarefas operacionais ocupam quase todo o dia e impedem a equipe de pensar no crescimento da loja, é hora de avaliar um sistema de gestão.

4. O controle financeiro não mostra o resultado real

Outro sinal importante aparece quando a empresa sabe quanto vendeu, mas não consegue dizer quanto realmente lucrou.

O faturamento representa o total de vendas realizadas. Porém, esse valor não considera todos os custos e despesas do negócio.

Para entender o resultado financeiro, a empresa precisa acompanhar fatores como:

• Custo dos produtos;
• Impostos;
• Fretes subsidiados;
• Embalagens;
• Taxas dos marketplaces;
• Tarifas dos meios de pagamento;
• Investimentos em anúncios;
• Salários;
• Sistemas;
• Aluguel;
• Devoluções;
• Cancelamentos;
• Despesas operacionais.

Quando essas informações ficam espalhadas, o lojista pode tomar decisões considerando apenas o valor das vendas.

Uma loja pode faturar bastante e, mesmo assim, ter margens pequenas ou prejuízo em determinados produtos.

O sistema de gestão ajuda a registrar contas a pagar, contas a receber, movimentações e outras informações financeiras. Dependendo da ferramenta utilizada, também pode disponibilizar relatórios para acompanhar a operação com mais clareza.

A integração entre a loja virtual e um ERP pode facilitar a análise do faturamento, dos custos e das margens, permitindo que as decisões sejam baseadas em dados mais organizados.

Caso você precise consultar várias planilhas para descobrir quanto a loja tem a receber ou quais contas vencerão nos próximos dias, a gestão financeira pode estar limitada pelo método atual.

5. A emissão de notas fiscais virou um gargalo

A emissão de notas fiscais é uma etapa importante da operação de muitas lojas virtuais.

Quando o processo é realizado manualmente, a equipe pode precisar copiar dados do pedido, preencher informações do cliente, inserir os produtos, conferir códigos fiscais e transmitir o documento.

Com poucos pedidos, esse processo pode ser administrável. Entretanto, em dias de maior movimento, a emissão manual pode atrasar toda a expedição.

O pedido não segue para a separação, a etiqueta não é gerada e o prazo de postagem começa a ficar comprometido.

Além do atraso, existe o risco de erros de digitação ou de configuração.

Um sistema de gestão pode facilitar a emissão de documentos fiscais porque reúne dados de clientes, produtos e pedidos. Algumas ferramentas também permitem automatizar parte do processo, desde que as informações tributárias e fiscais estejam configuradas corretamente.

O Bling, por exemplo, reúne recursos relacionados a pedidos, produtos, estoque, clientes, financeiro e emissão de notas fiscais em uma única plataforma.

É importante lembrar que o ERP não substitui a orientação do contador. Informações como regime tributário, CFOP, NCM, CST e alíquotas precisam ser configuradas de acordo com a realidade da empresa.

O sistema facilita a execução, mas as regras fiscais devem ser definidas com acompanhamento profissional.

Se o faturamento dos pedidos atrasa frequentemente o envio das mercadorias, a adoção de uma ferramenta integrada pode tornar essa etapa mais organizada.

6. Os erros aumentam sempre que as vendas crescem

Uma empresa deve conseguir aumentar o número de vendas sem aumentar os problemas na mesma proporção.

Quando cada pico de pedidos provoca cancelamentos, atrasos, divergências de estoque e reclamações, a operação provavelmente não está preparada para crescer.

Esse cenário é comum em datas comerciais, como:

• Dia das Mães;
• Dia dos Namorados;
• Dia dos Pais;
• Dia das Crianças;
• Black Friday;
• Natal;
• Aniversário da loja;
• Lançamentos de produtos.

Durante esses períodos, o volume de pedidos pode aumentar em poucos dias. Se a equipe depende de controles manuais, a operação fica vulnerável.

Vender mais sem organização pode apenas ampliar os gargalos existentes.

Um sistema de gestão ajuda a padronizar o fluxo dos pedidos e a definir etapas claras. A equipe consegue acompanhar o que já foi pago, o que precisa ser separado, quais documentos foram emitidos e quais pedidos aguardam envio.

Essa organização facilita a distribuição das tarefas e reduz a dependência da memória de uma única pessoa.

Além do ERP, a empresa precisa ter processos documentados, responsabilidades definidas e uma rotina de conferência.

A ferramenta oferece estrutura, mas a empresa precisa utilizá-la corretamente.

Caso as campanhas tragam bons resultados, mas a equipe não consiga atender ao crescimento das vendas, o problema pode não estar no marketing. Pode estar na falta de uma estrutura operacional adequada.

7. Você não possui dados confiáveis para tomar decisões

O último sinal é a dificuldade para encontrar informações confiáveis sobre o desempenho da loja.

Sem relatórios organizados, decisões importantes acabam sendo tomadas com base em percepções.

O lojista acredita que determinado produto vende mais, mas não possui dados para confirmar. Imagina que um canal é rentável, mas não considera todas as taxas. Compra novas mercadorias sem analisar o giro do estoque.

Um sistema de gestão pode ajudar a transformar as movimentações da operação em informações úteis.

Dependendo da ferramenta, é possível analisar:

• Produtos mais vendidos;
• Produtos com baixo giro;
• Quantidades disponíveis;
• Volume de pedidos;
• Vendas por período;
• Contas a pagar;
• Contas a receber;
• Compras realizadas;
• Desempenho por canal;
• Movimentações financeiras.

Esses dados contribuem para decisões relacionadas a estoque, promoções, compras, precificação e expansão.

Porém, a qualidade dos relatórios depende da qualidade dos dados inseridos. Se produtos, custos e movimentações não forem registrados corretamente, as análises também ficarão comprometidas.

Por isso, a implantação do ERP precisa incluir revisão dos cadastros, definição de processos e treinamento da equipe.

Sua loja precisa esperar crescer para usar um ERP?

Muitos empreendedores acreditam que sistemas de gestão são necessários apenas para lojas grandes.

Na realidade, uma empresa pequena também pode se beneficiar da organização proporcionada por um ERP.

A diferença está na escolha de uma ferramenta e de um plano compatíveis com o momento do negócio.

Começar com processos organizados pode ser mais simples do que tentar corrigir uma operação desestruturada depois que o volume de vendas já aumentou.

Uma loja que utiliza um sistema desde o início consegue criar padrões para cadastro, estoque, pedidos e financeiro. Quando novos funcionários entram na equipe, existe um processo mais claro para seguir.

Isso não significa contratar todos os recursos disponíveis imediatamente. O ideal é identificar quais problemas precisam ser resolvidos e escolher uma solução adequada.

Como escolher um sistema de gestão para sua loja virtual?

Antes de contratar, analise as necessidades da operação.

Verifique se o sistema oferece integração com sua plataforma de e-commerce, marketplaces, meios de pagamento e soluções logísticas.

Também considere:

• Facilidade de utilização;
• Recursos fiscais;
• Gestão de estoque;
• Controle financeiro;
• Relatórios;
• Atendimento e suporte;
• Planos disponíveis;
• Possibilidade de expansão;
• Quantidade de usuários;
• Automações;
• Segurança dos dados.

Aproveite o período de teste para utilizar o sistema com situações reais.

Cadastre alguns produtos, conecte os canais, importe pedidos e avalie como a equipe se adapta à ferramenta.

Conheça o Bling para a gestão da sua loja virtual

O Bling é uma das opções de sistema de gestão para e-commerce. A plataforma permite centralizar informações relacionadas a produtos, pedidos, estoque, clientes, documentos fiscais, financeiro e integrações.

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Leia também no Blog da DevRocket

Além de contratar uma ferramenta, é importante entender como conectar os sistemas utilizados na operação.

Leia também o artigo: Como a integração entre loja virtual e sistemas impacta suas vendas

Nesse conteúdo, você entenderá como a integração entre ERP, estoque, financeiro e outros sistemas pode reduzir erros, melhorar a produtividade e preparar o e-commerce para crescer de forma organizada.

Como a DevRocket pode ajudar?

Uma loja virtual eficiente precisa funcionar bem para o consumidor e também para a equipe responsável pela operação.

Enquanto o ERP organiza os processos internos, a plataforma de e-commerce precisa oferecer uma navegação clara, layout profissional, páginas bem estruturadas, meios de pagamento, opções de entrega e integrações adequadas.

A DevRocket atua na criação, configuração e personalização de lojas virtuais, ajudando empresas a construírem estruturas mais profissionais e preparadas para vender.

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A união entre uma loja bem estruturada e uma gestão organizada cria uma base mais segura para o crescimento.

Os problemas de uma loja virtual nem sempre começam com grandes falhas. Muitas vezes, aparecem em pequenos sinais: uma planilha desatualizada, um pedido esquecido, uma divergência no estoque ou uma dificuldade para descobrir o resultado financeiro.

Com o crescimento das vendas, essas pequenas falhas podem se transformar em gargalos importantes.

Os sete principais sinais de que sua loja precisa de um sistema de gestão são:

1. Falta de controle exato do estoque;
2. Pedidos espalhados em diferentes canais;
3. Excesso de tarefas manuais;
4. Dificuldade para acompanhar o financeiro;
5. Emissão de notas fiscais demorada;
6. Aumento de erros nos períodos de maior venda;
7. Ausência de dados confiáveis para decisões.

Se você identificou um ou mais desses sinais, talvez seja o momento de testar um ERP.

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Mais do que contratar uma ferramenta, o objetivo é construir uma operação organizada, reduzir retrabalhos e permitir que sua equipe tenha mais tempo para atender clientes, desenvolver estratégias e fazer a loja crescer.