Como preparar uma planilha de produtos para importar na Tray

Para preparar uma planilha de produtos para importar na Tray, defina se vai cadastrar ou atualizar itens, utilize o modelo adequado, organize os dados de origem e valide uma amostra antes de enviar o catálogo completo.

A planilha é uma ferramenta de execução. A qualidade do resultado depende das informações, da identificação dos registros e das opções escolhidas no processo.

Um arquivo aparentemente organizado pode conter códigos alterados, fotos incorretas ou estoque desatualizado. Esses problemas nem sempre aparecem como erro técnico, mas afetam a operação.

Neste guia, você vai aprender a construir uma rotina de preparação e revisão, com critérios para conferir o arquivo e o catálogo publicado.

Comece pelo objetivo da importação

Cadastrar produtos novos e atualizar produtos existentes são tarefas diferentes. Antes de editar o arquivo, escreva qual delas será executada.

Uma atualização de preço não precisa ser tratada como uma recriação completa do catálogo. Já um cadastro novo exige informação suficiente para formar o produto.

Liste os campos que serão alterados e quais devem permanecer como estão. Isso ajuda a reduzir o alcance de uma atualização.

Separe operações com regras diferentes. Misturar novos itens e correções complexas sem planejamento torna a conferência mais difícil.

Defina também quem prepara, quem revisa e quem autoriza o envio.

1. Consulte o modelo e as instruções atuais da Tray

A documentação oficial de importação de produtos via Excel orienta criar um modelo, selecionar campos e conferir as instruções de preenchimento.

O arquivo deve seguir a estrutura gerada para o procedimento escolhido. Não presuma que uma planilha exportada de outra plataforma está pronta para envio.

Confirme o significado de cada coluna antes de copiar valores. Dois sistemas podem usar nomes parecidos para informações diferentes.

Use uma versão de trabalho separada do arquivo original. Assim, você preserva a referência enquanto adapta os dados.

Quando houver dúvida sobre um campo, esclareça antes do lote completo.

2. Preserve a exportação original

Guarde uma cópia sem alterações dos dados recebidos. Registre origem, data e responsável pela extração.

Esse arquivo ajuda a investigar divergências e permite comparar o resultado sem depender de memória.

Organize versões com nomes que identifiquem finalidade e revisão. Evite arquivos indistinguíveis como “final”, “final2” e “agorafinal”.

Mantenha uma lista das transformações feitas: ajustes de código, categorias, descrição e valores.

O controle de versão não precisa ser complexo. Ele precisa permitir descobrir qual arquivo foi enviado e como chegou àquela condição.

3. Crie um dicionário de correspondência

Relacione cada campo da origem à informação esperada no destino. Registre quando não existe equivalência direta.

Um campo interno de referência pode não representar o identificador do produto na Tray. Uma categoria de gestão pode não ser a categoria da vitrine.

Inclua o tipo esperado de informação e a regra de transformação, quando necessária.

Não trate um valor vazio como zero ou como ordem para apagar sem confirmar o comportamento do procedimento.

Essa correspondência oferece uma base para revisão e evita decisões diferentes sobre o mesmo campo durante a preparação.

4. Escolha identificadores com cuidado

Identificadores servem para reconhecer qual produto será incluído ou atualizado. A escolha precisa estar alinhada ao objetivo do arquivo.

A Tray documenta opções de identificação, incluindo ID, nome e referência. Confira qual opção será usada no seu modelo.

Preserve a relação entre os códigos da origem e os registros existentes. Nomes repetidos merecem atenção especial.

Não invente IDs nem assuma que um código externo pode ocupar qualquer campo. Confirme as regras atuais e teste o cenário.

Uma identificação errada pode atualizar o item incorreto ou criar duplicidades, mesmo quando o restante da linha parece adequado.

5. Proteja códigos contra alterações do editor

Planilhas podem interpretar códigos como números e remover zeros iniciais. Sequências longas também podem ser exibidas ou alteradas em notação científica.

Trate os campos de código conforme a exigência do modelo e confira o valor efetivamente salvo. Formatação visual não recupera um dígito que já foi perdido.

Compare amostras com a exportação original. Inclua referências com zeros, caracteres e sequências extensas.

Evite copiar dados sem verificar como o aplicativo os interpretou. O problema pode surgir antes mesmo de preencher o modelo.

Se houver transformação, corrija a origem do erro e repita a conferência do grupo afetado.

6. Separe duplicidades de repetições legítimas

Linhas semelhantes não são necessariamente duplicadas. Elas podem representar variações, vínculos ou estruturas específicas.

Use códigos e características para entender a relação. Não remova registros apenas porque o nome se repete.

Ao identificar uma duplicidade real, confirme qual informação deve prevalecer e quem aprova a decisão.

Registre itens duvidosos em uma lista de pendências. É melhor tratar esses casos antes do envio do que descobrir duas páginas depois.

A regra de limpeza deve representar o catálogo, não apenas deixar a planilha com menos linhas.

7. Prepare categorias antes dos vínculos

Organize a relação entre produtos e categorias existentes no destino. Confira se os identificadores utilizados representam os grupos corretos.

Não confunda nome de categoria com código exigido pelo campo. A correspondência precisa ser validada.

Em atualizações, examine se o procedimento substitui relações ou acrescenta informações. A Tray alerta que categorias existentes devem ser consideradas ao atualizar categorias adicionais.

Planeje alterações de organização separadamente quando elas afetarem navegação e URLs.

Uma revisão por amostra deve incluir produtos associados a mais de uma categoria, para revelar efeitos que não aparecem nos itens simples.

8. Trate variações em um fluxo próprio

Confirme o procedimento e o modelo adequado para produtos com opções. Não presuma que uma linha simples representa automaticamente todas as combinações.

Confira produto principal, opções vendáveis e códigos de cada variação. Compare estoque e preço quando houver diferenças.

Preserve uma relação clara entre pai e opções, conforme o método adotado.

Não misture atributos de descrição com opções de compra sem entender o modelo. “Material” e “tamanho selecionável” podem ter funções diferentes.

Inclua um produto com várias combinações no teste. A revisão deve observar cadastro e escolha na vitrine.

9. Padronize nomes e descrições úteis

O nome deve identificar o produto para o cliente, enquanto a descrição explica características e condições relevantes.

Revise abreviações internas, textos cortados e informações antigas. Evite títulos genéricos que tornam diferentes itens indistinguíveis.

Inclua medidas, materiais, uso e conteúdo da embalagem quando pertinente. Confira se o texto corresponde ao produto real.

O guia da DevRocket sobre páginas de produto ajuda nessa preparação.

Uma importação concluída não substitui a revisão comercial. O cadastro precisa ser compreensível para quem vai comprar.

10. Confira preço, separadores e campos numéricos

Verifique como o modelo espera receber valores. Evite símbolos ou textos em campos que exigem número.

Não troque vírgulas e pontos indiscriminadamente em todo o arquivo. A mesma alteração pode afetar descrição, endereço e outros dados.

Compare amostras com preços baixos, altos e valores decimais. Um erro de interpretação pode multiplicar ou reduzir o preço sem ser percebido.

Revise preço promocional e condições associadas quando fizerem parte do procedimento.

Defina quem aprova os valores antes de enviar. A planilha deve executar uma decisão comercial validada.

11. Use estoque com uma referência de atualização

Registre quando o saldo foi extraído e qual sistema é responsável por ele. Durante a preparação, vendas e reposições podem alterar a quantidade.

Não use estoque físico como sinônimo automático de disponível. Reservas e regras da operação precisam entrar na análise.

Planeje uma atualização final antes de publicar os itens, quando necessária.

Para operações com múltiplos centros, confirme o fluxo específico. A documentação da Tray distingue cadastro e atualização de estoque por centro de distribuição.

Evite assumir que a mesma planilha atende todos os arranjos de estoque. O modelo deve representar a operação utilizada.

12. Revise peso e dimensões

Confira unidade, precisão e significado de cada campo. Um valor correto na origem pode ser interpretado de outra maneira no destino.

Considere o critério usado pela operação de entrega e a embalagem aplicável.

Não preencha todos os itens com medidas padrão apenas para concluir o arquivo. Isso pode distorcer o frete.

Selecione casos leves, pesados e volumosos para a revisão. Compare dados com produtos e embalagens reais quando possível.

Depois da importação, teste o cálculo de entrega. A validação logística mostra problemas que uma conferência apenas da planilha pode deixar passar.

13. Verifique imagens antes de preencher os links

Confirme se cada endereço leva à imagem correta e atende ao método utilizado. A Tray exige URLs públicas no procedimento documentado.

Um link de compartilhamento não deve ser presumido como endereço direto aceito pela importação.

Preserve cópias das fotos e confira requisitos atuais de arquivo. Evite depender de uma hospedagem que será encerrada após a migração.

Revise ordem e associação às variações. Produtos visualmente semelhantes exigem atenção adicional.

Teste imagens no piloto e confira o resultado na página. Não considere a presença do link como prova de que o arquivo foi processado.

14. Revise a estrutura final do arquivo

Separe a planilha de trabalho do arquivo de envio. A primeira pode ter comentários e análises; a segunda deve seguir o modelo.

Confirme cabeçalhos, linha inicial e coluna inicial. Remova filtros conforme a orientação oficial e confira se todos os registros pretendidos estão presentes.

Evite células mescladas e elementos de apresentação desnecessários no arquivo de dados.

Se usou fórmulas para preparar informações, confira como os resultados serão salvos e lidos pelo procedimento. Preserve o arquivo de cálculo separadamente.

Abra novamente a versão final e compare amostras antes de enviar.

15. Confira o efeito sobre produtos ausentes

O modelo pode definir ações para produtos já cadastrados que não aparecem no arquivo, incluindo alterações ou exclusão, conforme a configuração aplicável.

Esse ponto exige cuidado especial em lotes parciais. Uma amostra não deve afetar o restante do catálogo por uma opção inadequada.

Leia a configuração e registre a escolha. Confirme diferenças existentes na operação com centros de distribuição.

Se o objetivo é atualizar apenas um grupo, o comportamento precisa corresponder a esse escopo.

Não clique em enviar sem saber o efeito sobre registros que ficaram fora da planilha.

Faça um piloto representativo

Escolha um grupo pequeno com diferentes características: produto simples, descrição extensa, imagem, categoria adicional e variações no fluxo confirmado.

Compare origem, arquivo e destino. Registre preço, estoque, código e apresentação.

Inclua uma atualização controlada para entender se o procedimento altera o registro esperado. Não teste efeitos destrutivos sem necessidade e planejamento.

Defina critérios de aprovação: informação correta, ausência de duplicidade e funcionamento da escolha e entrega.

Quando houver divergência, ajuste o modelo e repita apenas o necessário antes do lote completo.

Exemplo de uma revisão que evita retrabalho

Imagine uma loja de acessórios que prepara 300 produtos. Alguns códigos começam com zero, e o editor os interpreta como números.

A planilha continua visualmente organizada, mas as referências já não correspondem ao sistema de origem.

No piloto, a comparação identifica a alteração. A equipe volta à exportação preservada, corrige o tratamento e revisa os demais códigos.

O exemplo é hipotético. Ele mostra por que uma contagem correta de linhas não comprova a integridade das informações.

A verificação precisa observar valores e relações, não apenas aparência.

Organize o envio em lotes e registre resultados

Divida o catálogo em grupos revisáveis. Registre arquivo, modelo, data, quantidade prevista e resultado.

Se o processamento apresentar erro, examine as mensagens antes de reenviar. Confira também se parte dos registros já foi criada ou alterada.

Uma tentativa repetida sem diagnóstico pode gerar duplicidade ou sobrescrever ajustes.

Mantenha pendências com responsável e motivo. Produtos especiais não devem desaparecer do controle porque o lote principal foi concluído.

Depois de cada envio, compare quantidades e revise itens prioritários. A aprovação deve considerar o catálogo no painel e na vitrine.

Planeje integrações e atualização depois da importação

Se um ERP controla preço e estoque, confirme como os registros importados serão vinculados a ele.

Não ative sincronização sem revisar identificadores. Um cadastro sem vínculo pode receber uma atualização incorreta ou gerar outro produto.

Defina quais campos continuarão sendo editados na Tray. A equipe precisa saber o que pode ser sobrescrito pelo sistema externo.

Teste a compra e o processamento antes de ampliar divulgação. Catálogo, pedido e estoque formam um fluxo.

A importação é uma etapa da operação, não o encerramento de toda a configuração.

Inclua SEO e migração no planejamento

A planilha de produtos não resolve automaticamente páginas institucionais, conteúdo editorial e redirecionamentos.

Se houver troca de plataforma, preserve a relação entre endereços antigos e novos. Confira URLs e informações importantes no projeto específico de SEO.

Revise links internos e a apresentação das categorias. Uma mudança de organização pode afetar a forma de encontrar produtos.

Não prometa estabilidade de visitas apenas porque os itens foram importados.

Separe entregas e responsáveis para que os pontos fora do arquivo também sejam tratados.

Contrate a Tray com o cupom da DevRocket

Se a Tray atende às necessidades da sua operação, consulte a contratação pelo link de indicação da DevRocket.

A condição informada para a parceria é:

• Cupom: DEVROCKET50
• Benefício: 50% OFF nas três primeiras mensalidades.
• Válido para: contratação no formato mensal.

Confira aplicação e elegibilidade antes de concluir. O benefício informado se refere às mensalidades; não presuma sua extensão a temas, aplicativos ou serviços de migração.

Avalie o plano e os custos depois da promoção. Este é um link de indicação da DevRocket.

Prepare dados para uma importação verificável

Uma boa planilha combina informação correta, modelo adequado e revisão do efeito de cada configuração.

Preserve a origem, teste uma amostra e registre os resultados. Isso facilita corrigir problemas antes que eles afetem todo o catálogo.

O trabalho termina quando os produtos estão corretos e funcionam na operação, não apenas quando o arquivo foi recebido.